طريقة عمل شجرة الحسابات أساسية لتنظيم البيانات المالية للشركات، حيث تُسهم في تصنيف الأصول، الخصوم، الإيرادات والمصروفات بدقة. تساعد في تسهيل إعداد التقارير المالية وتحليل الأداء المالي، مما يمنح رؤية شاملة لوضع الشركة المالي ويُبسط اتخاذ القرارات الإدارية والمحاسبية.
ما هي شجرة الحسابات؟
شجرة الحسابات هي نظام منظم يشمل جميع الحسابات المستخدمة في النظام المالي للمؤسسة ويطلق عليها لفظ شجرة لانها تتكون من أصل وفروع ويمكن عرضها بشكل هرمي .
تحتوي شجرة الحسابات على أنواع مختلفة من الحسابات، لكل منها نوع وطبيعة معينة، وهي كالتالي:
- أنواع الحسابات:- الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات و تكاليف الإيرادات، والمصروفات (وهي الحسابات الخمسة الرئيسية في المحاسبة).
- طبيعة الحسابات:- مدين ودائن.
يتم استخدامها لتسجيل وتصنيف المعاملات المالية بوضوح، مما يسهل إعداد التقارير المالية وتحليل الأداء المالي. تساهم شجرة الحسابات في تقديم صورة متكاملة عن الوضع المالي للشركة وتساعد الإدارة في اتخاذ القرارات المالية المناسبة.
اقرأ أيضاً: صناعة برنامج محاسبة
لماذا تستخدم شجرة الحسابات؟
يستخدم دليل الحسابات لعدة أسباب:
- تنظيم المعاملات المالية: تسهم شجرة الحسابات في ترتيب جميع المعاملات المالية بشكل منطقي وسهل التتبع، مما يسهل الوصول إلى أي معاملة في أي وقت.
- تحليل الأداء المالي: تسهل عملية تحليل الأداء المالي للشركة، حيث يمكن من خلالها معرفة مصادر الأموال وتوجيهاتها من خلال تتبع الإيرادات والمصروفات.
- الدقة: تساعد في تقليل فرص الأخطاء المحاسبية، حيث تضمن تسجيل كل معاملة في الحساب الخاص بها.
- اتخاذ القرارات: توفر معلومات شاملة ودقيقة تساعد الإدارة في اتخاذ قرارات مالية.
- الامتثال للقوانين: تساهم في ضمان التزام الشركات بالقوانين الضريبية والمعايير المحاسبية المعمول بها مثل (IFRS- GAAP).
- التواصل مع الأطراف الخارجية: تعطي صورة واضحة عن الحالة المالية للشركة، مما يسهل التواصل مع المستثمرين والبنوك والمراجعين.
- التقارير المالية: لتسهيل إعداد القوائم المالية مثل الميزانية العمومية وقائمة الدخل وقائمة التدفقات المالية.
طريقة عمل شجرة الحسابات
طريقة عمل شجرة الحسابات تتم بطريقة منظمة كالآتي:-
- تحديد الحسابات الرئيسية: تبدأ عملية إنشاء شجرة الحسابات بتحديد الحسابات الرئيسية التي تغطي جميع جوانب نشاط الشركة، مثل الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات وتكاليف الإيرادات، والمصروفات.
- تقسيم الحسابات: يتم تقسيم كل حساب رئيسي إلى حسابات فرعية أكثر تفصيلاً. على سبيل المثال،يمكن تقسيم حساب “الأصول” إلى “أصول ثابتة” و”أصول متداولة”.
- تحديد الأرقام: يتم تعيين رقم فريد لكل حساب لتمييزه عن غيره و يساعد في التعرف علي الحسابات ومن الأمثلة المتعارف عليها الأصول يتم منحها رمز 1و الالتزامات 2 و حقوق الملكية 3 و الإيرادات 4و المصروفات 5 و يتم ادراج الحسابات الفرعية تحت كل حساب رئيسي لتبدأ بنفس الرمز مثلا الأصول يندرج أسفل منها:
- أصول متداولة: وتأخذ الرمز 11 و أصول ثابتة 12 و…… هكذا في باقي الحسابات.
- الترتيب المنطقي: يجب ترتيب الحسابات بطريقة متسلسلة.
- تحديد تفاصيل الحساب: مثل الاسم و نوع الحساب(أصول – خصوم – حقوق ملكية – إيرادات – تكاليف الإيرادات -مصروفات )و طبيعة الحساب( مدين-دائن).
الأخطاء الشائعة في إعداد شجرة الحسابات
- عدم وضع أرقام فريدة لكل حساب أي يتم تكرار الاكواد.
- الخلط بين انواع الحسابات مثل وضع حسابات الأصول المتداولة ضمن الأصول الثابتة.
- عدم الانتباه في تحديد نوع الحساب اذا كان مدين ام دائن.
- تكرار الحسابات.
- استخدام أسماء غير صحيحة للحسابات بالتالي لا يسهل تصنيفها.